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会议的概念和特征

  会议是指三个或三个以上的人(其中一个为主持人),为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能,即指下列五项功能中的某一项或某几项:

①提供信息;②汇集信息;③解决问题;④宣传政策;⑤培育训练。

    会议只是一种管理工具,一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度!热衷会议的人认为会议不可缺少,他们能够举出许多冠冕堂皇的理由,来维护自己的观点;厌恶会议的人则将会议看作浪费时间与浪费精力的一种活动。他们也能够举出许多耸人听闻的理由,来支持自己的见解。在这两类人士之中,厌恶会议者似乎比热衷会议者更多,极具讽刺意味的是:诅咒会议的人往往是些最不懂得开会,甚至是最喜欢滥开会议的人!

    客观地说,会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由。因此,我们有必要恢复会议的真面目。

    热衷会议的人总是强调会议的必要性,甚至认为它是不可缺少的。这未免言重了,因为就算不召开会议,一个机构照样可以存在下去,更何况我们总能找到一些可以取代会议的途径。

    让我们探索一下不用开会,却照样可以发挥会议功能--提供信息、收集信息、解决问题、宣传政策、培育训练--等诸种途径。

1提供信息

    我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做,显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是,人们对书面的东西有时不一定看,就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说,则开会不失为提供信息的一种明智的举措。在会议中,主席不但能当面澄清与会者的疑问,而且可借助视听器材,以增进与会者对信息的了解与兴趣。

2收集信息

    召集能够提供信息的人开会,是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者,用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这种信息,你也可将它复印然后分发出去。另外,可通过个别约见有关人士,当面向他们收集信息,这样做效果极佳。

3解决问题

    当一位主管面临问题时,他可当机立断地亲自加以解决,也可将它授权给别人代为解决,而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高,同时主管希望获得集思广益的效果,则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题、解决方案,不但可让部属感受到尊重,而且也能表现出对协商解决的热情。

4宣传政策

    当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候,他可以采取三种途径:第一、书面宣传;第二、面对面个别宣传;第三、凭开会宣传。书面宣传虽然最符合经济原则,但却不如面对面个别宣传那样有说服力,因为若采用面对面方式,则主管可根据每位员工特点以调整其宣传方式。至于接受会议形式与否,最主要考虑在:与会者之间的交流是否足以产生良好的说服效果。假如主管认为交流有利于说服效果提高,则采用开会宣传方式;但若主管认为可能导致与会者矛盾,则宁可采用面对面个别宣传或书面宣传方式。

5培育训练

    由于人力开发重要性已被企业界所确认,因此员工的培育训练也越来越普遍。大多数企业除采用专门会议的方式,为其员工实施培育训练--除却一般所谓的会议培训之外,尚可采取以下五种措施:

(1)指定员工阅读书刊;

(2)要求参加函授课程;

(3)主管或其他有训练专长的人,为员工进行个别指导;

(4)派遣员工学习外界训练课程;

(5)以"企校联合"方式,派遣员工到教育机构进修。

尽管培训会议已逐渐受企业界所重视,但该种会议兴办,至少应能满足下列六个条件:

(1)需要培训人数甚多(至少在10人以上);

(2)培训会议可以满足培训人员真正需要;

(3)企业可以提供或租到良好的培训场地及设备;

(4)企业可以腾出上班时间供员工培训;或员工愿意利用私人时间接受培训;或企业愿为员工提供私人时间接受培训,而给与津贴;

(5)企业内部能够物色到合适人选,来从事培训工作策划及实行;

(6)培训会议效益大于培训会议成本。

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